Kedy potrebujete GDPR súhlas, ako má vyzerať formulár súhlasu so spracovaním osobných údajov a aké chyby robia firmy najčastejšie.
Súhlas podľa GDPR alebo čo potrebujete vedieť o súhlase so spracovaním osobných údajov
Stačí, keď si dám na web formulár súhlas so spracovaním osobných údajov?
Musím mať písomný súhlas od každého zákazníka?
Môžem posielať marketingové e-maily bez súhlasu?
To sú najčastejšie otázky, ktoré si kladú firmy, živnostníci a HR manažéri. Práve téma súhlasu patrí medzi najviac nepochopené oblasti GDPR. Mnohé spoločnosti získavajú súhlasy zbytočne, iné ich naopak nemajú tam, kde ich zákon vyžaduje. Výsledkom môže byť nielen strata dôvery zákazníkov, ale aj sankcie zo strany dozorného orgánu.
Čítajte ďalej a dozviete sa:
- čo je súhlas podľa GDPR,
- kedy je potrebný, kedy nie,
- ako má vyzerať súhlas dotknutej osoby so spracovaním osobných údajov,
- čo musí obsahovať súhlas so spracovaním osobných údajov,
- či je potrebný písomný súhlas so spracovaním údajov,
- aké chyby robia firmy najčastejšie,
- prečo je dôležité školiť zamestnancov prostredníctvom Edumio.
Čo je súhlas podľa GDPR?
GDPR definuje súhlas dotknutej osoby ako slobodne daný, konkrétny, informovaný a jednoznačný prejav vôle dotknutej osoby, ktorým formou vyhlásenia alebo jednoznačného potvrdzujúceho úkonu vyjadruje súhlas so spracovaním svojich osobných údajov. Jednoducho povedané – osoba musí vedieť:
- kto údaje spracováva,
- na aký účel,
- o aké údaje ide,
- ako dlho sú osobné údaje uchovávane,
- že súhlas môže kedykoľvek odvolať.
Súhlas nie je jediný právny základ
Jednou z najväčších chýb je presvedčenie, že na všetko potrebujem súhlas. Nie je to pravda. GDPR pozná viacero právnych základov.
Medzi najčastejšie patria:
Plnenie zmluvy
Príklad:
Zákazník si objedná tovar.
Osobné údaje potrebujete na plnenie zmluvy.
Súhlas nie je potrebný, pretože právnym základom je plnenie zmluvy. Zákonná povinnosť
Príklad:
Vedenie mzdovej agendy.
Spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti.
Oprávnený záujem
Možno ho použiť, ak oprávnené záujmy prevádzkovateľa alebo tretej strany prevažujú nad právami a slobodami dotknutej osoby a sú splnené podmienky GDPR.
Súhlas
Súhlas sa využíva v prípadoch, keď je podľa povahy spracúvania najvhodnejším alebo požadovaným právnym základom a nemožno spracúvanie oprieť o iný primeraný právny základ..
Kedy potrebujete súhlas dotknutej osoby so spracovaním osobných údajov?
Najčastejšie prípady:
Marketingové newslettere
Spravidla je potrebný súhlas, ak osobitný právny predpis neustanovuje inak (napr. pri zasielaní marketingových oznámení existujúcim zákazníkom za splnenia zákonných podmienok)..
Zverejňovanie fotografií
Najmä pri podujatiach či propagácii.
Súťaže
Ak údaje používate na ďalšie marketingové účely.
Referencie klientov
Najmä ak dochádza k zverejneniu mena, fotografie alebo iných identifikačných údajov klienta na marketingové účely.
Niektoré typy profilovania
Ak nemožno využiť iný základ.
Kedy súhlas nepotrebujete?
Toto firmy často prekvapí.
Súhlas nepotrebujete napríklad pri:
Fakturácii
Údaje spracovávate na základe zákona.
Uzatváraní zmlúv
Účelom je plnenie zmluvy.
Mzdovej agende
Ide o zákonnú povinnosť.
Ako má vyzerať formulár súhlas so spracovaním osobných údajov?
Dobrý formulár musí obsahovať:
Identifikáciu prevádzkovateľa: Kto údaje spracováva
Účel : Prečo údaje získavate?
Rozsah údajov: Aké údaje spracovávate?
Dobu uchovávania: Ako dlho?
Informáciu o právach dotknutej osoby. Právo na prístup, opravu, výmaz, obmedzenie, prenosnosť, namietanie.
Informáciu o odvolaní súhlasu
Odvolanie musí byť jednoduché.
Musí byť písomný súhlas so spracovaním údajov?
Súhlas môže byť udelený:
Elektronicky – zaškrtnutím políčka
Písomne – podpisom formulára.
Online formulárom – ak je preukázateľný.
Dôležité je vedieť preukázať, že súhlas bol skutočne udelený.
Súhlas o spracovávaní osobných údajov: Najčastejšie chyby
Firmy robia opakovane tie isté chyby.
Predzaškrtnuté políčka
Neplatné.
Súhlas musí byť aktívny.
Nejasný účel
Na marketingové účely. Príliš všeobecné.
Nátlak
Súhlas nesmie byť podmienkou poskytnutia služby, ak spracúvanie osobných údajov nie je na jej poskytnutie nevyhnutné..
Nemožnosť jednoduchého odvolania súhlasu
Odvolanie musí byť rovnako jednoduché ako jeho udelenie.
Chýbajúce dôkazy
Firma nevie preukázať získanie súhlasu.
Praktické príklady
Fitness centrum
Chce posielať newsletter – potrebuje vhodne nastavený súhlas.
Hotel
Získava údaje hostí kvôli rezervácii a poskytovaniu ubytovacích služieb – súhlas nepotrebuje.
Materská škola
Chce zverejniť fotografie detí – potrebuje súhlas zákonných zástupcov.
E-shop
Spracúva údaje na dodanie tovaru – súhlas nie je potrebný.
Prečo zamestnanci robia chyby?
Pretože nerozumejú pravidlám. Najčastejšie:
- použijú nesprávny formulár,
- zamieňajú právne základy,
- nevedia reagovať na odvolanie súhlasu,
- nepoznajú práva dotknutých osôb.
Prečo školiť zamestnancov cez Edumio?
Dokumentácia sama o sebe nestačí. Ľudia musia vedieť, ako ju používať.
Edumio prináša:
Flexibilitu: Školenie kedykoľvek.
Evidenciu: Preukázateľné absolvovanie.
Testovanie vedomostí: Overenie porozumenia.
Certifikáty: Dôkaz pri kontrolách.
Úsporu času: Bez organizovania prezenčných školení.
Aktuálny obsah: Reaguje na legislatívne zmeny.
Máte správne nastavený GDPR súhlas?
- Používajte správny právny základ.
- Súhlas je dobrovoľný.
- Nie je predzaškrtnutý.
- Účel je jasný.
- Informujete o právach.
- Uvádzate dobu uchovávania.
- Viete súhlas preukázať.
- Umožňujete jeho odvolanie.
- Zamestnanci vedia pracovať so súhlasmi.
- Pravidelne ich školíte.
Súhlas so spracovaním osobných údajov patrí medzi najčastejšie nesprávne používané nástroje GDPR. Nie je univerzálnym riešením pre všetky situácie a jeho nesprávne nastavenie môže viesť k porušeniu pravidiel ochrany osobných údajov. Firmy, ktoré chcú minimalizovať riziká, by mali zabezpečiť nielen správnu dokumentáciu a formuláre, ale aj pravidelné vzdelávanie zamestnancov. Práve ľudský faktor býva najčastejšou príčinou pochybení.
Ak chcete mať istotu, že vaši zamestnanci rozumejú tomu, kedy je potrebný GDPR súhlas a ako s ním správne pracovať, online školenia cez Edumio.sk vám umožnia školiť efektívne, preukázateľne a bez zbytočnej administratívy.
FAQ – súhlas podľa GDPR
Je súhlas podľa GDPR vždy povinný?
Nie. Závisí od účelu a právneho základu spracúvania.
Musí byť súhlas písomný?
Nie. Môže byť aj elektronický, ak je preukázateľný.
Môžem použiť predzaškrtnuté políčko?
Nie. Takýto súhlas nie je platný.
Musí byť možné súhlas odvolať?
Áno. A rovnako jednoducho, ako bol udelený.
Ako preukážem udelenie súhlasu?
Musíte mať dôkazy – podpis, elektronický záznama pod.