Čo je GDPR a prečo sa týka každej firmy?
GDPR (General Data Protection Regulation) je všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov prijaté Európskou úniou. Oficiálny názov znie General Data Protection Regulation. Toto nariadenie upravuje, ako majú organizácie spracúvať osobné údaje fyzických osôb.
Na Slovensku je GDPR doplnené zákonom Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, ktorý upravuje niektoré národné špecifiká.
GDPR sa týka každej firmy, ktorá:
- spracúva osobné údaje zákazníkov,
- eviduje údaje zamestnancov,
- pracuje s dodávateľmi – fyzickými osobami,
- používa e-mail marketing, cookies alebo kamerový systém,
- prevádzkuje e-shop alebo webovú stránku s kontaktným formulárom.
Ak firma pracuje s menom, e-mailom, telefónnym číslom, rodným číslom, IP adresou či fotografiou, GDPR sa jej týka.
Čo znamená GDPR pre firmu v praxi?
GDPR nie je iba papier do šanónu. Pre firmu znamená:
- Zodpovednosť za osobné údaje – firma musí vedieť:
- aké údaje spracúva,
- na aký účel,
- na akom právnom základe,
- ako dlho ich uchováva,
- kto k nim má prístup.
- Transparentnosť voči dotknutým osobám
Každý zákazník alebo zamestnanec má právo vedieť:- ako sa jeho údaje spracúvajú,
- požiadať o prístup k údajom,
- požiadať o opravu alebo vymazanie,
- podať sťažnosť dozornému orgánu.
- Bezpečnostné opatrenia
Firma musí zabezpečiť technické a organizačné opatrenia – napríklad:- zabezpečené IT systémy,
- obmedzené prístupy,
- šifrovanie,
- interné smernice,
- školenie zamestnancov.
Kto musí mať GDPR?
Každý podnikateľský subjekt a organizácia, ktorá spracúva osobné údaje.
GDPR sa týka:
- malých a stredných podnikov,
- živnostníkov,
- e-shopov,
- účtovných kancelárií,
- škôl a zdravotníckych zariadení,
- obcí a verejných inštitúcií,
- veľkých korporácií.
Nezáleží na veľkosti firmy, ale na tom, či spracúva osobné údaje.
Z čoho sa skladá GDPR dokumentácia vo firme?
Správne nastavené GDPR vo firme zahŕňa:
- internú smernicu o ochrane osobných údajov,
- záznamy o spracovateľských činnostiach,
- informačné povinnosti (napr. na webovej stránke),
- zmluvy so sprostredkovateľmi (napr. účtovník, IT firma),
- bezpečnostnú dokumentáciu,
- nastavenie práv dotknutých osôb,
- prípadne posúdenie vplyvu na ochranu údajov (DPIA),
- určenie zodpovednej osoby (ak to vyžaduje zákon).
Čo firmy nesmú zanedbať?
- Zmluvy so sprostredkovateľmi
Ak externá firma spracúva údaje (napr. mzdová účtovníčka), musí existovať písomná zmluva o spracúvaní osobných údajov. - Informačnú povinnosť na webe
Web bez správne nastavenej ochrany osobných údajov a cookies je rizikový. - Školenie zamestnancov
Mnoho porušení GDPR vzniká nevedomosťou – zamestnanci musia vedieť, ako s údajmi pracovať. - Bezpečnosť IT systémov
Únik údajov je jedným z najčastejších problémov.
Čo hrozí firme, ak GDPR nemá alebo ho zanedbá?
- finančné sankcie, pokuty
- poškodenie reputácie,
- strata dôvery zákazníkov,
- súdne spory,
- kontrola zo strany dozorného orgánu.
Prečo je GDPR pre firmu výhodou?
Správne nastavené GDPR:
- zvyšuje dôveryhodnosť firmy,
- znižuje riziko pokút,
- nastavuje poriadok v dátach,
- posilňuje bezpečnosť a interné procesy.
GDPR nie je len povinnosť, je to nástroj ochrany firmy.
Viac na www.edumio.sk